Ondernemers, ruim op!

Iedere ondernemer heeft meer te doen dan hij/zij afkrijgt. Dat is praktisch niet te ondervangen en hoort er eigenlijk dus bij. Echter, die to do list wordt ondertussen wel steeds langer en langer. Ook de mailbox loopt bij veel mensen langzaam aan steeds voller. De website moet eigenlijk ook bijgewerkt worden, en een paar concepten afgeschreven, maar daar kom je allemaal niet aan toe. We kennen allemaal de voorbeelden wel.

De to do’s die open blijven staan, zijn open eindjes die regelmatig om aandacht vragen: ‘maak mij af, los mij op’. Alles wat aandacht vraagt, kost energie. Het wordt ballast die afleidt en energie kost (zelfs stress geeft). Daarom is het goed om een paar keer per jaar schoon schip te maken door de to do’s te verwijderen waar je niks meer wilt en de openstaande to do’s af te ronden.

Een aantal momenten zijn zeer geschikt om dit te doen: Rondom vakanties zijn ideale momenten. Minimaal 2 x per jaar en maximaal 4 x per jaar. Het gaat je heel veel opleveren.

Je kunt beter een paar dagen reserveren voor het opruimen dan het af en toe tussendoor te doen. Je komt er toch vaak niet aan toe, of dan zijn er toch weer belangrijkere dingen. Door er een paar dagen voor te reserveren, maak je de onbelangrijke zaken weer even belangrijk.

De aanpak is heel simpel, volg de onderstaande stappen.

Voorbereiding

• Verzamel alle to do’s op 1 centraal punt in een aparte lijst (ik gebruik Wunderlist hiervoor, aparte lijst voor aangemaakt: Opruimdag).
• Gooi meteen ook de to do’s weg waar je toch niks meer mee wilt.
• Reserveer tijd in je agenda (plan dit liefst al een paar maanden van te voren). Minimaal 3 dagen, maar 4 of 5 mag ook.
• De dag voor je er mee start, plan je alle to do’s in blokken van 3 kwartier in je agenda, met om de 1,5 uur een iets langere pauze van ca. een kwartier.
  
  

Uitvoering

• Start zo vroeg mogelijk op de dag.
• Houd je aan de planning, laat je niet afleiden door kattebelletjes, telefoontjes, etc. Alleen opdrachten en offertes mogen eventueel tussendoor komen, maar zelfs dat liever niet.
• Iedere keer wanneer iets af is, streep je het weg van je lijst. Zo wordt de ruimte zichtbaar.
• Herstel momenten zijn belangrijk:
  - Na 3 kwartier ga je 5 minuten iets anders doen.
  - Na 1,5 uur ga je 10-15 minuten iets anders doen.
  - Neem wel genoeg tijd voor je lunch, niet achter je pc naar binnen proppen, want je wil morgen ook nog energie hebben.
• Ga niet te lang door, beloon jezelf aan het einde van de dag met iets leuks: sporten, uiteten, filmpje, etc.
  
  

Toelichting

De voorbereiding is belangrijk en bepaalt in grote mate het succes van die paar dagen. Als je op de 1^e dag nog moet bedenken wat je wilt doen of hoeveel tijd je daar aan wilt besteden, ben je zo een dag verder, dat kost tijd en gaat ten koste van de focus.

Die blokken van 3 kwartier zijn belangrijk. Je kunt hooguit 3 kwartier echt goed focussen, maar het is lang genoeg om in een flow te komen. Ook is het goed om regelmatig te gaan staan of iets anders te doen. Dat activeert je brein en het is beter voor je rug (zitten is echt het nieuwe roken).

Tip

Doe dit samen met iemand anders. Wanneer je bij elkaar kunt zitten, dan vergroot dit de focus en het enthousiasme. Je kunt de pauzes dan gebruiken om ervaringen te delen. Wanneer je niet bij elkaar kunt zitten, dan leent Whatsapp zich heel goed voor elkaar motiveren en informeren.

Veel succes en plezier met opruimen.