Kantoororganisatie makkelijk gemaakt: 10 tips voor effectieve en efficiënte workflows

1. Inrichting van het kantoorlandschap

De indeling van een kantoor is grotendeels afhankelijk van het werkconcept en de omvang van het personeel. Start-ups hebben meestal teams die op projectbasis werken. Een open kantoor met kantooreilanden is hiervoor geschikt. Scheidingswanden, vergadertafels en -stoelen en planten maken de ruimte losser. Ligt de nadruk op communicatie? Of zijn het creatieve activiteiten waarbij gedachten de ruimte nodig hebben om zich vrij te kunnen ontplooien? Open kantoortuinen zorgen voor een uitstekende workflow.

2. Structurering van de werkplek

De meeste werknemers hebben meer concentratie in een opgeruimde werkomgeving. Alleen de belangrijkste zaken zoals laptop, muis, toetsenbord en telefoon mogen op het bureau staan. Handige kantoorbenodigdheden in bedrijfsstijl zoals notitieboekjes, plakbriefjes en pennen passen perfect in een mobiele container, waar ze netjes opgeborgen en binnen handbereik zijn. In archiefmanden worden de belangrijkste documenten verzameld en elektronische archivering van gegevens gaat hand in hand met een consequent opgeruimde e-mail inbox.

3. Procesautomatisering met behulp van software

Elektronische oplossingen in de vorm van een documentbeheersysteem zijn audit-proof, zodat wijzigingen in afzonderlijke bestanden op elk moment kunnen worden getraceerd. Omdat papieren archivering niet langer nodig is, heeft een grote groep werknemers toegang tot alle noodzakelijke documenten, ongeacht tijd en plaats. Software voor projectbeheer maakt het mogelijk checklists en taken op te stellen en projectdoelstellingen te definiëren.

4. Communicatieconcepten

Of het nu gaat om analyse, strategie of uitvoering: de verschillende afdelingen van de onderneming werken hand in hand. Met een professionele uitstraling naar buiten toe kan het merkimago van het bedrijf worden versterkt. Een huisstijl met uniforme bedrijfskleuren, belettering en het merklogo zorgt voor duidelijkheid.

5. Interne en externe coördinatie

Voor interne en externe zakelijke bijeenkomsten en klantenevenementen, is het belangrijk dat ten minste één werknemer de hoofdverantwoordelijkheid draagt. Hij of zij is de contactpersoon voor alle organisatorische vragen.

6. De werkweek afsluiten

Indien mogelijk mogen geen openstaande taken worden meegenomen naar de nieuwe week. Een schone werkplek op vrijdag geeft een goed gevoel; de nieuwe week kan onbezwaard beginnen.

7. Feel-good factoren op de werkplek

Om de werksfeer wat te ontspannen, kan de werkplek mooi worden ingericht. Een foto van geliefden thuis, een souvenir van de laatste vakantie, een klein decoratief voorwerp of een vers boeket bloemen maken de sfeer op kantoor veel vriendelijker.

8. Groene planten

Groene planten filteren de lucht en hebben een gunstige invloed op de concentratie. Hun weelderige kleur is ook goed voor de ogen. Een weloverwogen selectie maakt de werkomgeving aangenamer.

9. Stapels papier

Een stapel papier mag niet hoger zijn, dan dat nog bekend is waar het onderste document over gaat. Het regelmatig doornemen van de stapel helpt om alles bij te houden.

10. Geen uitstel

Onaangename taken op de agenda? Het is handig om ze 's morgens vroeg te doen. Zo kun je de rest van de werkdag meer ontspannen doorbrengen.

Conclusie

Met een doordachte structuur, bewust geplaatste feel-good elementen en persoonlijke discipline kan het kantoor optimaal worden georganiseerd.