Welke kosten mag je als zzp'er zakelijk aftrekken en welke niet?

Wat bedoelen we met zakelijke kosten en aftrekposten?

De omzet van je bedrijf minus je zakelijke kosten is je winst. Over die winst betaal je belasting. Doordat je zakelijke kosten mag aftrekken van je omzet, kun je je winst verlagen. Zo betaal je dus minder inkomstenbelasting!

Zakelijke kosten zijn kosten die je maakt voor je bedrijf. De Belastingdienst stelt hierbij als voorwaarde dat de kosten 'binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben’.

Stel jezelf steeds de vraag: als ik geen bedrijf zou hebben, zou ik deze kosten dan maken? Denk bijvoorbeeld aan de rekening voor je inschrijving bij de KvK, de huur die je betaalt voor een bedrijfsruimte en marketingkosten voor je onderneming.

Mag ik alle kosten in één keer aftrekken?

Veel zakelijke kosten mag je in hetzelfde jaar aftrekken van je omzet, maar er zijn ook kosten die je niet in één keer of niet volledig mag opvoeren. Als je bijvoorbeeld investeert in bedrijfsmiddelen en de investering bedraagt meer dan €450, dan gaat de Belastingdienst er vanuit dat je het aangekochte bedrijfsmiddel meerdere jaren gebruikt. De kosten verdeel je over de verwachte gebruiksjaren.

Bij bedrijfsmiddelen kun je denken aan machines, een bedrijfswagen of een laptop. Je trekt elk jaar een deel af en daarbij houd je ook rekening met de restwaarde. In dit artikel vind je meer informatie over investeren in bedrijfsmiddelen.

TIP Houd je bedrijfskosten en privé-uitgaven goed gescheiden en gebruik een zakelijke rekening. In het pakket SnelStart Accountant kan jouw boekhouder of accountant de bedrijfsmiddelen invoeren en de afschrijvingen heel precies berekenen. Zo weet je zeker dat het goed geregeld is. 

Zijn al mijn gemaakte kosten voor 100% aftrekbaar?

Om meteen maar met de deur in huis te vallen: Nee. Soms heb je zelf privé voordeel van bepaalde kosten. Je gebruikt bijvoorbeeld je mobiel niet alleen voor je bedrijf, maar ook privé. In dat geval hebben deze kosten dus een gemengd zakelijk en privé karakter. Van deze gemengde kosten is alleen het zakelijke deel aftrekbaar.

Stel dat je jouw telefoon 60% van de tijd privé gebruikt. Dan mag je alleen het zakelijke gedeelte, dus 40% van de abonnementskosten aftrekken. Je moet de verhouding tussen privé- en zakelijk gebruik natuurlijk wel kunnen aantonen.

Maak je kosten waarbij het persoonlijke voordeel overheerst, dan zijn die niet aftrekbaar. Dit geldt bijvoorbeeld voor een bezoek aan de kapper, de premie van je zorgverzekering en de kosten van autorijlessen. Kleding mag je alleen aftrekken als het om bedrijfskleding gaat die je privé niet kunt dragen of als er een groot bedrijfslogo op staat.

Verkeersboetes mag je eveneens niet aftrekken. Dus ook niet de boete voor die keer dat je te hard reed om op tijd bij een zakelijke afspraak te zijn. Hier geeft de Belastingdienst een lijst met kosten die je 100%, gedeeltelijk of niet kunt opvoeren.

TIP Wil jij je niet teveel bezighouden met dit soort zaken en meer tijd besteden aan je eigen onderneming, snel factureren en zorgeloos boekhouden? Maak dan gebruik van een online boekhoudpakket als Snelstart.

Hoe zit het met deze kosten?

Je kennis vergroten: Kosten voor bijscholing of vakliteratuur mag je aftrekken. Een voorwaarde is wel dat de cursus die je volgt of de vakliteratuur die je leest passen bij het vak dat je uitoefent. Wil je je kennis uitbreiden omdat je een carrièreswitch overweegt? Jammer, maar dit zijn scholingskosten. Dit geldt als een (privé) investering en deze mag je niet aftrekken van je winst. Je mag ze echter wel opvoeren als aftrekpost bij je aangifte voor de inkomstenbelasting.

Eten en drinken met een zakenrelatie: Heb je wel eens een lunch of ga je wat drinken met zakelijke relaties buiten de deur? Deze kosten mag je voor 80% opvoeren. Je kunt er van de fiscus ook voor kiezen om de kosten voor eten en drinken tot € 4500 niet af te trekken en alle kosten na het bereiken van deze ‘drempel’ voor de volle 100% op te voeren. De praktijk leert echter dat door de hoge drempel dit voor de meeste zzp’ers niet interessant is.

Je auto: Als je voor jouw onderneming een auto gebruikt, maak je zakelijke kilometers. Bij een auto van de zaak mag je alle kosten opvoeren. Rijd je in je privéauto, dan mag je € 0,19 per zakelijke kilometer van de winst aftrekken.

Met een rittenregistratie kun je aantonen hoeveel je zakelijk en privé rijdt. Een rittenregistratie heb je ook nodig als je wilt aantonen dat je minder dan 500 kilometer privé in een bedrijfsauto rijdt. (Rijd je meer, dan krijg je te maken met bijtelling die je bij de winst van jouw bedrijf moet optellen).

TIP Wil je meer weten over uitgaven voor je bedrijf? En hoe je ze snel verwerkt in je administratie. Je leest er alles over in het handige e-book 'Inkopen goed geregeld'.

Btw over zakelijke kosten claimen

Als jij iets verkoopt, dan moet je daar als zzp'er btw over berekenen. Die btw draag je af aan de Belastingdienst. Jouw leveranciers rekenen ook btw over de goederen en diensten die jij inkoopt voor je bedrijf, dit heet de voorbelasting. Die btw voorbelasting mag je meestal aftrekken van de btw die je betaalt.

De btw voorbelasting over ‘gewone’ zakelijke kosten en de btw over investeringen kun je in één keer aftrekken van de btw die je betaalt. Maar voor kosten met een gemengd karakter gelden andere regels.

Er zijn verschillende mogelijkheden als je spullen gemengd zakelijk en privé gebruikt. In sommige gevallen kun je helemaal geen btw aftrekken, in andere gevallen alleen voor het gedeelte wat je zakelijk (gaat) gebruiken. Of je kunt alle btw aftrekken en aan het einde van het jaar de btw voor het privégebruik terugbetalen.

Sommige boekhoudprogramma’s, zoals SnelStart, berekenen het te betalen btw-bedrag per jaar voor de goederen die je ook privé gebruikt. Dit komt dan automatisch in je btw-aangifte terecht. Daarnaast moet je boekhouding bijgewerkt worden. Kijk op de site van de Belastingdienst voor meer informatie en overleg de btw-privé boekingen altijd met je accountant of je boekhouder. Zij zijn hierin gespecialiseerd.

Deze btw mag je niet aftrekken

Bij bepaalde kosten mag je de btw niet aftrekken, bijvoorbeeld voor eten en drinken in de horeca. Voor die kosten mag je bij de winstberekening de kosten aftrekken inclusief btw. Op deze pagina van de Belastingdienst vind je meer informatie.

Wil je meer weten over de btw en je administratie? Download dan het e-book ‘Is jouw btw okee?’. Je vind hierin meer informatie over btw en de KOR (Kleineondernemersregeling), btw-tarieven, btw en verkopen aan het buitenland en de bewaarplicht.